Требования к кассовому чеку в 2024 году: правила оформления и выдачи

Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ регулирует применение кассы и выдачу покупателям кассового чека при продаже товара или услуги. По закону выдача кассовых чеков – это обязанность большинства предпринимателей (за исключением ряда случаев, о которых мы поговорим позднее).

 

Понятно, что ничего не понятно

Несмотря на то, что текст документа N 54-ФЗ и подробные комментарии экспертов уже давно полностью разъяснили все аспекты этого процесса, многие предприниматели, а иногда и потребители, все равно путаются, совершают ошибки и направляют обращения в Федеральную налоговую службу. 

Вот, например, на информационно-правовом портале Гарант.ру часто размещают запросы подобно рода: 

«В каком случае при предоплате и полном расчете в рамках интернет-торговли можно не формировать два чека?»

Давайте посмотрим на ответ ФНС: 

«В случае, когда выполняются предоплата и конечный расчет с учетом ранее предоставленной предоплаты за товары, работы, услуги, нужно сформировать два кассовых чека. Первый — в момент получения денежных средств с признаком способа расчета «предоплата 100%» или «предоплата», а второй — по факту передачи предмета расчета с признаком способа расчета «полный расчет» с указанием общей суммы расчета с учетом ранее внесенной предоплаты.

Если при расчете за товары, работы, услуги сумма расчета сразу учитывается ИП как реализация, то с согласия покупателя допускается формирование одного чека с признаком способа расчета «полный расчет» без последующего формирования чека в момент отгрузки товаров, оказания услуг.»

Чтобы у наших дорогих читателей не возникало вопросов в области контрольно-кассовой техники и правил формирования и выдачи кассового чека, мы решили собрать всю необходимую информацию в одном месте. 
 

В этом материале мы рассмотрим

• Что такое кассовый чек
• Как отличить кассовый чек
• Обязательные реквизиты кассового чека
• Обязательные реквизиты для определенных видов деятельности
• Дополнительные реквизиты, обязательные к применению
• Как сформировать чек
• Как проверить подлинность кассового чека
• Что будет за нарушение правил оформления чека или за ошибки в реквизитах
• Зачем нужен формат фискальных данных
• Какой чек сформировать, если допустили ошибку
• Какой чек сформировать, если не провели расчет через онлайн-кассу

 

Что такое кассовый чек

Федеральное законодательство гласит, что чек — это первичный документ учета, который содержит сведения о расчете между продавцом и покупателем и подтверждает факт приема или выплаты денег. Продавец обязан в момент расчета сформировать чек на контрольно-кассовой технике (ККТ), а затем передать его покупателю. 

Передать чек покупателю можно двумя способами: первый — распечатать документ на бумаге, второй — отправить электронную версию чека по смс, на email или в соцсети. С точки зрения закона бумажный и электронный чеки равнозначны. 

Фискальные документы, формируемые кассой, иногда называются фискальными чеками из-за своей природы. 

Чеки  необходимы не только для подтверждения расчета, но и для  анализа продаж и ведения учета. Все выданные чеки  должны храниться в фискальном накопителе (ФН), который установлен в кассе. В кассах, подключенных к оператору фискальных данных (ОФД), чек автоматически отправляется в налоговую в режиме реального времени. Найти и посмотреть чеки можно в кассовой программе и в личном кабинете ОФД. 

 

Как отличить кассовый чек 

Часть покупателей и продавцов не до конца понимает какие документы выдаются во время расчета. Например, в заведениях общепита часто выдают только пречек (ознакомительный счет) и забывают о кассовом чеке. Это нарушение закона. Пречек и кассовый чек не заменяют, а лишь дополняют друг друга.

Давайте разберемся, какие документы могут оформляться в момент покупки.

1. Кассовый чек. Основной тип оформляемых документов. Создается на ККТ, служит подтверждением расчета, обладает юридической силой.
2. Чек самозанятого. Генерируется в мобильном приложении «Мой налог» для самозанятых, поскольку они могут не применять онлайн-кассу. Служит для подтверждения операции и имеет такую же юридическую силу, как и кассовый чек.
3. Бланк строгой отчетности (БСО). Формируется в онлайн-кассе или типографским способом. Является подтверждением операции, имеет такую же юридическую силу, как и кассовый чек.
4. Слип (чек эквайринга или платежный чек). Формируется на терминале эквайринга. Служит  для подтверждения покупки с помощью банковской карты. Отметим, что в слипе не указываются данные о товарах и услугах, только сумма оплаты.
5. Пречек (предварительный счет, используемый в заведениях общепита). Печатается на нефискальном принтере чеков. Необходим для ознакомления посетителя с составом и суммой заказа до оплаты. Не обладает какой-либо  юридической силой.
6. Товарный чек. Формируется любым удобным способом, например, от руки или на компьютере. Нужен для раскрытия дополнительной информации о товаре (например, сорт, артикул и т.п.) или для подтверждения расчета в случае освобождения продавца от требований о наличии онлайн-кассы (например, в отдаленной или труднодоступной местности).

 

Обязательные реквизиты кассового чека

Список обязательных реквизитов, которые должны быть во всех кассовых чеках, указан в статье 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ. Вот они.

• Название документа (чек, бланк строгой отчетности и т.п.).
• Порядковый номер чека за смену.
• Номер смены на кассе.
• Дата, время и место расчета, например, адрес магазина.
• Наименование организации или ФИО предпринимателя.
• ИНН компании или ИП.
• Налоговый режим, по которому будет учитываться расчет.
• Признак расчета. Их всего четыре: приход, расход, возврат прихода и возврат расхода.
• Номенклатура, то есть названия оплаченных товаров и услуг, их цена и количество (если список товаров или услуг можно определить в момент расчета).
• Ставка НДС для каждой позиции.
• Способ оплаты товара и его сумма. Это может быть наличный или безналичный расчет, зачет аванса, передача в кредит или оплата кредита.
• ФИО и наименование должности кассира, который рассчитал покупателя.
• Регистрационный номер кассы, он же РН ККТ.
• Заводской номер фискального накопителя, в чеке обозначается аббревиатурой ФН.
• Фискальный признак документа, он же ФП или ФПД.
• Сайт ФНС. 
• Номер телефона или адрес электронной почты покупателя (в случае отправки электронной версии чека). 
• Email продавца (в случае отправки электронной версии чека).
• Номер фискального документа, обозначается аббревиатурой ФД.
• QR-код, в котором зашифрована информация о расчете.
   

Обязательные реквизиты для определенных видов деятельности

• Код товара, который подлежит обязательной маркировке.
• Наименование компании, ФИО ИП и ИНН покупателя для совершения коммерческих сделок между двумя организациями или ИП.
• Признак агента, размер вознаграждения, номера контактных телефонов.
• ИНН, ФИО и данные паспорта клиента для получения выигрышей в лотерее. 
• Указание расходов и возврата расходов для организаций, принимающих товары.
• Сумма акциза.
• Регистрационный номер таможенной декларации для расчета импортного товара.

Стоит отметить, что в 2023 году были внесены некоторые изменения в требования к указанию в чеках обязательного реквизита «код товара». Его нужно указывать: 

• Если продажа маркированных товаров совершается дистанционно, по образцам, при доставке курьерской службой или почтой, в том числе в пункты выдачи или постаматы (с 01.03.2023).
• Если маркированные товары реализуются через вендинговые автоматы, оснащенные автоматическим устройством для расчетов (с 21.04.2023).

 

Дополнительные реквизиты, обязательные к применению

Реквизиты, указанные ниже, были утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-20/662 от 14.09.2020. 

• Номер версии ФДТ для электронного чека с маркированными товарами.
• Признак использования ККТ для расчетов в интернете.
• Проверка кода маркировки товара в системе «Честный знак».
• Способ расчета.
• Код фискального документа.

Важно отметить, что все данные, указанные на бумажном кассовом чеке, должны быть четкими и легко читаемыми в течение не менее 6 месяцев с момента выдачи документа.
Кроме того, законодательство не запрещает владельцам кассовых аппаратов добавлять в чек любую информацию, способствующую увеличению объема продаж. Например, это может быть описание акций, специальных предложений, проведение розыгрышей, а также ссылки на страницы в социальных сетях и официальный сайт компании.

 

Как сформировать чек

В соответствии с нормами законодательства, при расчете с покупателем кассир обязан создавать чек на онлайн-кассе и передавать его клиенту в виде бумажной или электронной копии, независимо от того, оплачивает ли покупатель наличными или безналичным способом.
Давайте рассмотрим правильный порядок формирования чека на примере обычной кассы, которая есть в каждом магазине. Для простоты понимания и удобства, разобьем данное действие на шаги.
Шаг 1. Добавляем товары или услугу. 
Это можно сделать путем сканирования штрихкода товара с помощью специального сканера, или же ручным поиском (в программе необходимо вбить нужный товар или услугу). 
Шаг 2. Оплата.
На экране кассового аппарата появится товар, его цена. При необходимости вы можете удалить товар, применить скидку, увеличить его количество, если не хотите  сканировать одинаковый товар по многу раз. Но самое главное — уточнить способ оплаты: наличный или безналичный.
Шаг 3. Формирование и распечатывание готового чека.
После того, как клиент выбрал способ оплаты, вам остается только принять ее. После оплаты кассовый аппарат сам предложит вам сделать чек (распечатать бумажный или отправить электронный).

 

Как проверить подлинность кассового чека

Раньше чеки легко подделывались, чем активно пользовались мошенники. Но в наши дни, это потеряло практический смысл, ведь сейчас каждый чек можно проверить в специальных сервисах: 

1. Приложение «Проверка чеков ФНС». 
2. Сайт ФНС.
3. Специальные сайты ОФД, например, ОФД Контур. 

У каждого из этих способов есть свои особенности, но каждый из них требует данные, которые есть на чеках. 
 

Чем грозит неправильное оформление чеков или ошибки в реквизитах

Может показаться, что чеки —  это что-то несерьезное, что в них никто не смотрит, но это далеко не так. Покупатель может оставить жалобу на неправильно оформленный чек или на его отсутствия. Далее начнутся проверки инспекторов, и при подтверждении нарушения возникает административная ответственность, предусмотренная статьей 14.5 КоАП РФ: 

• Индивидуальным предпринимателям за неприменение кассы грозит штраф от четверти до половины суммы расчета, которую провели без кассы (минимум 10 000 рублей). Для организаций штраф составляет от трети до всей суммы расчета без кассы (но не менее 30 000 рублей).
• За невыдачу кассового чека ИП могут выписать предупреждение или штраф 2000 рублей. А организациям грозит предупреждение или штраф 10 000 рублей.
• За любую ошибку или опечатку в чеке предприниматель получит предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей. А организация — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.
   

Зачем нужен формат фискальных данных 

Формат Фискальных Данных или же Формат Фискальных документов (ФФД) — это специальный стандарт оформления чеков, созданный для упрощения работы налоговой службы. Каждый день налоговая получает огромный набор данных, и чтоб их можно было как-то систематизировать и обрабатывать, создали ФФД. На данный момент, существует 3 версии этого формата: 

• ФФД 1.05 — самая простая. Подходит для поставщиков услуг и продавцов  немаркированных товаров. Считается довольно урезанной версией, поскольку не имеет ряд функций. 
• ФФД 1.1 — тоже подходит для предоставителей услуг или для продажи немаркированных товаров. Имеет больший функционал, чем предыдущая версия. Например, чек коррекции практически идентичен обычному, поэтому подходит для исправления любых ошибок.
• ФФД 1.2 — для маркированных товаров. Главным отличием от других версий является то, что, помимо чека, формируется документ для «Честного знака» (запрос о коде маркировки, и уведомление о реализации маркированного товара).

Продавцы маркированных товаров обязаны использовать только ФФД 1.2, а предприниматели из сферы услуг могут сами выбирать версию формата: 1.05 или 1.1. Законодательство никак не ограничивает срок действия этих форматов.

 

Какой чек сформировать, если все же допустили ошибку

Опустим историю с преднамеренной фальсификацией чека. Что делать, если при оформлении документа допущена непреднамеренная ошибка? Конечно исправлять. Для каждой версии ФФД алгоритм действий разный. 

В ФФД 1.05 для устранения ошибки необходимо оформить чек возврата, в котором вначале нужно указать все данные (даже ошибочные), а потом сформировать корректный чек с правильными данными. 

Для ФФД 1.1 и 1.2 создается чек коррекции. Он содержит полный набор реквизитов и позволяет исправить абсолютно  любые ошибки в чеке. Вначале необходимо отменить ошибки чеком коррекции, а затем сформировать чек коррекции с правильными данными. 
 

Какой чек сформировать, если не провели расчет через онлайн-кассу 

Такие случаи тоже бывают, хоть и довольно редко. В данной ситуации все зависит от версии ФФД. Какая версия - такие и действия. 

Для ФФД 1.05:

• Сформируйте акт (перечисление всех расчетов без ккт с датой, наименованием товара, ценой, количеством, стоимостью и причиной, почему касса не применена).
• Присвойте данному акту номер и дату.
• Сформируйте чек коррекции.

Для ФФД 1.1 и 1.2 все намного проще и формируется просто через чек коррекции.

Не забудьте во всех случаях в признаке расчета указать «Приход» — если кассу не применили при приеме денег и «Расход» —  если ККТ не применили во время выплаты денег.

 

Вывод

Итак, мы рассмотрели основные аспекты работы с кассовыми чеками. Не забывайте следить за изменениями в законодательстве и быть в курсе последних обновлений. Если у вас возникают вопросы или нужна дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться к специалистам-консультантам или изучать полезные и актуальные материалы по данной теме. 

Помните, что знание – это сила, особенно в такой важной сфере, как работа с кассовыми чеками. Успехов и процветания вашему бизнесу!